Privacybeleid

Symfonieorkest OVIO is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van: leden, oud-leden, relaties en donateurs. In dit privacybeleid is samengevat welke gegevens het OVIO verwerkt en hoe het OVIO dat doet. Uitgebreidere informatie wat betreft onze gegevensverzameling is te vinden in ons gegevensbeleid.
Vragen over het privacybeleid van OVIO kunnen leden stellen via de penningmeester van OVIO (oviopenm@xs4all.nl).

Welke gegevens beheren we en waarom?

Leden
Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, rekeningnummer, de datum van inschrijving, aanwezigheid bij repetities, instrument, pasfoto en foto’s van activiteiten.

Waarom? De gegevens zijn nodig voor het functioneren van het orkest. Bij de inschrijving als lid van het orkest wordt expliciet om toestemming gevraagd voor het verwerken van persoonsgegevens.
Hoe lang? De gegevens van onze leden worden tot maximaal één jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard (en 7 jaar voor zover fiscaal verplicht), tenzij het lid toestemming geeft opgenomen te worden in het oud-leden bestand. Foto’s worden gearchiveerd voor onbepaalde tijd. Ook hier wordt bij het inschrijven als lid van de vereniging expliciet toestemming voor gevraagd.

Oud-leden
Oud-leden zijn voormalig leden van het orkest. Bij vertrek uit het orkest, wordt het lid gevraagd oud-lid te willen worden wat betekent dat de contactgegevens van het betreffende lid bewaard zullen worden.
Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, instrument, datum van in- en uitschrijving.
Waarom? Gegevens van oud-leden worden bewaard om bij het organiseren van reünies ter gelegenheid van bijvoorbeeld een lustrum contact op te kunnen nemen. Bij het inschrijven als oud-lid wordt expliciet om toestemming gevraagd voor het bewaren van deze gegevens.
Hoe lang? De gegevens worden tot maximaal één jaar na beëindiging van het ‘oud-lid’ lidmaatschap.

Relaties
Onder relaties worden aspirant-leden, repetitoren, dirigenten, solisten en gastspelers gerekend.
Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, en indien van toepassing instrument en foto, rekeningnummer en de aard van eerdere samenwerking.
Waarom? Zodat relaties voor eventuele samenwerking benaderd kunnen worden. Bij het aangaan van een relatie wordt expliciet om toestemming gevraagd voor het bewaren van deze gegevens.
Hoe lang? Voor maximaal 10 jaar na de laatste samenwerking.

Donateurs
Donateurs die eenmalig of doorlopend het orkest financieel steunen.
Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens, rekeningnummer, de datum van inschrijving en bedrag donatie.
Waarom? Voor het onderhouden van de relatie met de donateurs en financiële verantwoording.

Hoe lang? De gegevens van de donateurs worden tot maximaal één jaar na beëindiging van het donateurschap bewaard (en 7 jaar voor zover fiscaal verplicht).

Hoe worden de persoonsgegevens verwerkt?

Delen persoonsgegevens
Het OVIO stelt aan de leden een ledenlijst beschikbaar (waarop vermeld: naam, telefoonnummer, emailadres en adresgegevens), evenals een overzicht van namen voorzien van pasfoto van de leden.

Gegevens inzien en wijzigen
Alle personen waarvan het OVIO persoonsgegevens bewaart, hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien en te wijzigen. Een verzoek hiertoe kan gestuurd worden naar de penningmeester (oviopenm@xs4all.nl). Betrokkenen zullen binnen één een maand reactie ontvangen met daarin de verdere stappen die ondernomen zullen worden. Daarbij kan om extra informatie gevraagd worden om er zeker van te zijn dat het verzoek door betreffend persoon is gedaan.

Beveiliging
Het OVIO neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Een ieder die de  indruk heeft dat zijn/haar gegevens niet goed beveiligd zijn of aanwijzingen heeft van misbruik, kan contact opnemen met de voorzitter van OVIO.

Vastgesteld door het bestuur op 11 juni 2019